Системи за управление на документи / DMS софтуер

Рискове на имплементацията

На практика процесът на преструктуриране на информацията и информационните потоци отнема много време и е свързан с множество пречки. Въвеждането на нови технологии често се проваля поради високата степен на сложност и ниската степен на възприемане от служителите, които са свикнали с утвърдени методи и процеси за съхранение (напр. използване на файлови сървъри) през годините. Лесният и гъвкав DMS софтуер searchIT осигурява бързо решение на този проблем.

Неочаквани разходи

Дългите процеси на преобразуване водят до високи косвени разходи. Често задължителното съставяне на метаданни, като например задаване на ключови думи или категоризиране чрез тагове, отнема много време. С помощта на searchIT намалявате целенасочено разходите във фирмата, както и тези за придобиване на DMS система.

searchIT – Решението

За да се реши проблемът с бързото и целенасочено намиране на документи и файлове, вече съществуват по-добри методи от използването на DMS системи – например използването на вътрешнофирмени търсачки. Подобно на това, което е обичайна практика в интернет от десетилетия, търсачката на searchIT дава възможност да се търси голям обем от документи и информация в рамките на компанията.

Нашият подход:

Нова ера на управлението на документи

Без значение къде са съхранени файловете и информацията или коя система за класификация е използвана, searchIT претърсва милиони от документи само за части от секундата.

DMS софтуер с много източници на данни

Допълнително предимство на търсачката е, че може да търси в много различни източници. Независимо дали става въпрос за файлов сървър, база данни, имейл сървър или друга информационна система, searchIT може да индексира почти всеки източник на информация.

Нехомогенни източници – не са пречка

За разлика от системите за управление на документи, не принуждава служителите ви да съхраняват информация по фиксирана и ограничаваща схема. Като усъвършенстван софтуер за управление на документи, searchIT извлича информация и метаданни дори от нехомогенни източници на информация и след това дава възможност за структурирано намиране. Това е нова ера на управлението на документи.

Широка гама от функции

Филтриране по ключови думи

За да можете бързо и лесно да намирате желаните от Вас документи в обширната колекция от файлове, софтуера за управление на документи предлага различни технологии за филтриране. Например, търсените понятия могат да се комбинират или съответно изключват чрез филтрите И, ИЛИ и НЕ.

DMS система с разширени филтри

Налични са разширени филтри според типа на файла, размера, датата, автора или географските координати. Чрез свързване на отделни синонимни бази данни, например, в хода на търсене в DMS софтуера номерата на артикулите могат да бъдат преобразувани в имена на продукти и обратно.

Усъвършенстван DMS софтуер

В допълнение, AI алгоритмите позволяват извличането на теми и автоматичната класификация на документите – което допълнително улеснява търсенето и намирането на информация. Използването на изкуствен интелект помага, например, за разпознаване на фактури, оферти или имейли с оплаквания.

Трансформация на структура и данни

Улеснено структуриране

За разлика от системите за управление на документи, searchIT все още владее така наречените трансформации на структури и данни. Например, неструктурирана структура на папки на файлов сървър може да бъде трасформирана в структурирана такава и файловете могат да бъдат прекласифицирани въз основа на извлечени критерии.

Автоматизация на високо ниво

След това се създават нови папки в съответствие с критериите за класификация и данните се разпределят по съответния начин. Ако новата структура трябва да съществува паралелно със старата, могат да се използват преки пътища (Shortcuts), което спестява дублирането на данните.

DMS за класификация: Вашите предимства

В допълнение към автоматично извлечените метаданни като автор, дата, тип файл и т.н., класификациите, базирани на ключови думи, също могат да се използват като критерии за класификация. С допълнителното използване на AI алгоритми, съдържанието на документите може да се категоризира автоматично и да се извлекат теми. Случаите на употреба за такава функционалност с изкуствен интелект включват например извличане на имейли с жалби или автоматично съхранение на извлечени фактури по години.