Реалната цена на бизнес софтуерa

Без значение, дали сте преценили да заложите на софтуер, базиран на облачна услуга (като Nextcloud или Salesforce), стандартизиран такъв (като Microsoft Office примерно), или пък специално изготвен такъв за нуждите на предприятието Ви, за да изчислите правилно възвръщаемостта на инвестицията си (ROI), следните важни фактори около свързаните с това начинание разноски не бива да липсват от Вашата оценка.

Начални разходи:

Предстои ли Ви инвестиция в нов софтуерен продукт, най-напред е редно да разгледате реалните разходи за него. Те включват, както разходи за разработка, респ. лицензиране, така и всички онези, свързание с финансирането на целия процес.
Основен фактор за точната оценка, са разноските по инсталация и имплементация.
В случай, че бизнесът Ви се нуждае от индивидуално за целите на дейността Ви решение, Вие не бива да забравяте и онези разходи, свързани с конфигурацията, тестването,и индивидуалната настройка на решения за архивиране на данните Ви (BackUp), и тяхното възстановяване (Restore) в случай на проблем.

В зависимост от изискванията за свързване на предстоящия за имплементация нов софтуер с други, вече налични във фирмата Ви софтуерни системи, респ. към външни такива, Вие следва да очаквате и разходи по разработката на необходимите за целта различни интерфейси (т.нар. интерфейсно програмиране).

Това, което в процеса на оценка често се забравя, е цената на самия хардуер. С изключение на облачно базирания, за да се подкара даден софтуер, са необходими сървъри и прилежащите решения за съхранение на данни (Storage), както и вече споменатите такива по архивиране на данните (BackUp), и тяхното възстановяване (Restore).

В случай, че избраният от Вас софтуер предстои да е внедрен локално, не бива да забравяте служителите и необходимата за тях школовка, респ. обучение – от крайния потребител до системния администратор – за да се ползва новото решение по възможно най-добрия начин.

Ако сте заложили на стандартизирано решение, често необходимо е те да бъдат адаптирани към нуждите, специфични за начина на работа. Разходите по подобни адаптации също следва да се вземат в предвид – особено в случаите, когато направените персонализации се загубят след неправилно приложено /внедрено обновление (Update), или престанат да работят, както трябва.
В случай, че направените необходими адаптации доведат до предотвратяване на правилното функциониране на системата по инсталация на подобрения (Updates) и пачове (Patches) от самия производител, то това може да е нов повод, водещ до допълнителни (и изначално скрити) разходи. Разходи, належащи особено тогава, когато така настаналите уязвимости биват ползвани от хакери и злонамерен софтуер, за да компрометират данните Ви, и/ или да причинят срив във Вашата система.

Текущи разходи:

За да бъде изчислена правилно възвръщаемостта на направената от Вас инвестиция в софтуер, не бива да забравяте и за текущите разходи, свързани с него.

Дали иде реч за стандартизиран, или облачно-базиран софтуер, тук най-често става дума за обичайните разноски покрай лицензирането им. Наред с тях, дължими са и онези, свързани със собствения, респ. външно-хоствания Data-център, респ. хардуер, необходим за правилната работа на софтуера.

Разходите и отчисления за инвестирания капитал в стандартизиран или индивидуализиран софтуер също попадат в графата на лесно изчислимите, но често забравяни разноски за софтуер.

Текучеството на наетите лица, разрастването на дейността на предприятието, но и съществените изменения във функционалността на вече приложения софтуер, са често свързани с нуждата от нови инвестиции за обучение, които, въпреки по-трудната им оценка, също трябва да бъдат калкулирани. В този ред мисли, често се забравя, че дори добре обучените крайни потребители се нуждаят от подкрепа от бюрото за помощ (Helpdesk) и/ или системните администратори. Имате ли свои собствен екип от разработчици и анализатори, които да участват в оптимизирането на Вашата система, то тогава не забравяйте да включите разходите за тези служители, но респ. и за тяхното администриране в изчисленията по TCO.

Разходите по поддръжка и надграждане често също са значителни. Стандартизираният софтуер гарантира, че получавате всички последни корекции и ъпгрейди, и че Вашият софтуер продължава да отговаря на общите стандарти за сигурност и съвместимост. Разноските по това перо могат да са в размер на до една четвърт от първоначалните разходи за придобиване. Използването на индивидуализиран такъв не изключва неговата поддръжка. Трябва да очаквате, че разходите по поддръжка през целия жизнен цикъл на софтуерния продукт ще надхвърлят първоначалните разходи за разработка, особено ако включвате и създаването на бъдещи версии, и подобрения.

Ползвате ли софтуер, който се вижда извън фирмената защитна стена (Firewall), то тогава мерките за сигурност, които той изисква, също следва да са специфични. Разходите за тях, наред с тези по осигуряване непрекъснатия достъп (High availability) до системата и плановете за възстановяване на данните (Restore) в случай на проблем, също трябва да бъдат калкулирани. Те включват, както периодичните прегледи и архивиране на данните (BackUp), така и наличие на резервни механизми /сървъри в случай на повреда (Hot Failovers).

Разходи по извеждане от употреба:

В случай, че даден софтуер е остарял, то тогава не бива да забравяте, че извеждането му от употреба също струва средства, които респ. следва да откалкулирате към крайната му цена. Често, миграцията на стари данни може да е доста скъпа, затова в такива случаи по-добре е да оставим старата система да работи паралелно с новата, като я пренастроим за работа в режим, позволяващ достъпа до старите данни, но не и промяна/ въвеждане на нови. В случай на миграция, експортирането на настощите Ви бази данни във формат, който лесно да бъде импортиран в новата система често е процес, който да е свързван с високи неочаквани разноски – особено ако нужното за целта решение изисква допълнителна намеса от екип от разработчици.

Не на последно място, не трябва да забравяте и разходите, свързани с депонирането на стария Ви хардуер. Не забравяйте, че съгласно европейския регламент относно защитата на личните данни (GDPR), всички носители за съхранение на информация следва да бъдат отстранени законосъобразно – перо в графата разходи, което често бива неглижирано.